บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมประมวลผลคำ

ความหมายและความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำ

             ความหมายของการประมวลผลคำ (Word Processing) คือ เป็นการนำคำหลายๆ คำมาเรียงกันให้ใน
รูปแบบที่กำหนด ซึ่งเราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้มีกี่ตัวอักษรต่อหนึ่งบรรทัดหรือหน้าละกี่บรรทัด กั้นระยะหน้าระยะหลังเท่าใด และสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างสะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้นๆ ออกมากี่ชุดก็ได้     โดยทุกชุดที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์จะเหมือนกันทุกประการ

            ดังนั้น การประมวลผลคำ (word processing) หมายถึง  การพิมพ์เอกสารโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มี

ชื่อว่า เวิร์ดโพรเซสเซอร์ (word processor)  ที่ความสามารถในการสร้าง  แก้ไข  เพิ่มเติม คัดลอก จัดรูปแบบเอกสาร   ตลอดจนการเก็บบันทึกเอกสารนั้นลงในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ เพื่อสามารถเรียกใช้งานในภายหลังได้  ซึ่งการกระทำดังกล่าวนี้จะต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการทำงาน

             ประเภทของโปรแกรมประมวลผลคำ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

1.  เวิร์ดโพรเซสเซอร์   (Word Processor) เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่ใช้ในการทำงานด้านพิมพ์เอกสารที่มีความสามารถสูง เช่น  การใส่ภาพกราฟิก (Graphic) หรือชาร์ต (Chart) ลงในเอกสาร การสร้างตาราง การจัดหน้าเอกสารแบบคอลัมน์ระบบอัตโนมัติ โดยมีชนิดและขนาดของตัวอักษร (Font) ให้เลือกใช้มากมายหลายรูปแบบ ตัวอย่างของโปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์   ได้แก่ โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด
2.  เทกซ์อิดิเตอร์   (Text Editors) เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่มีขนาดเล็ก เหมาะสำหรับการพิมพ์และแก้ไขเอกสารแบบธรรมดา เช่น การใช้ตัวหนา (Bold) การใช้ตัวเอียง (Italics)  โดยมีชนิดและขนาดของตัวษรให้เลือกใช้แต่ไม่มากเท่ากับโปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์  สามารถพิมพ์ข้อความลงในเอกสาร จัดเก็บบันทึก และสั่งพิมพ์งานที่ทำนั้นออกทางเครื่องพิมพ์ได้ ตัวอย่างของเทกซ์อิดิเตอร์ ได้แก่ โปรแกรม  WordPad,   โปรแกรม   NotePad

             ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำ

     1. ช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวมเร็วมากขึ้น  เพราะงานเอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลลงในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ  และสามารถค้นหาและเรียกใช้งานได้สะดวกและรวมเร็ว

     2. ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เพราะเอกสารจะถูกเก็บเอกสารอยู่ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่มีขนาดเล็กแต่มีความจุในการก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก

     3.  ช่วยลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร เช่น ถ้าต้องการส่งจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับจดหมายเป็นจำนวนมากอาจทำได้โดยการจัดทำจดหมายเวียน ซึ่งมีขั้นตอนการทำที่สะดวกและรวดเร็ว  ซึ่งถ้าหากใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็อาจจะต้องเสียเวลาในการจัดทำมาก
     4. ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์

     5. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้เพราะผู้ใช้สามารถนำรูปภาพ รูปวาด ภาพกราฟิกต่างๆ  มาแทรกลงในเอกสารได้โดยตรง

     6. ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดลดน้อยลง  เพราะผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้โดยตรงบนหน้าจอจนพอใจจึงจะสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์หรืออาจใช้ระบบการตรวจสอบคำผิดแบบอัตโนมัติในการตรวจสอบการสะกดคำหรือไวยากรณ์ของภาษาก็ได้


ส่วนประประกอบต่างๆ ของโปรแกรม Microsoft word

     
     หมายเลข 1 แถบหัวเรื่อง (Title Bar) เป็นแถบที่แสดงชื่อของโปรแกรมและชื่อของเอกสารที่กำลังเปิดใช้งานอยู่

     หมายเลข 2 แถบเมนู (Menu Bar) เป็นแถบเครื่องมือในโปรแกรมที่รวบรวมกลุ่มเครื่องมือตามลักษณะการใช้งาน

     หมายเลข 3 แถบเครื่องมือด่วน จะตั้งอยู่ตามค่าเริ่มต้นที่ด้านบนของหน้าต่าง Word และจะให้เข้าถึงด่วนไปยังเครื่องมือที่ใช้บ่อย สามารถกำหนดแถบเครื่องมือด่วนได้เอง

     หมายเลข 4 Backstage View แสดงรายละเอียดชองไฟล์งานปัจจุบันที่ทำงานอยู่ สามารถเข้าไปดูได้โดยคลิกที่เมนู File ซึ่งจะเห็นรายละเอียดต่างๆ ซ่อนอยู่

     หมายเลข 5 Scroll Bar ใช้สำหรับเลื่อนดูเอกสารทั้งหมด

     หมายเลข 6 control Bar เป็นส่วนที่ใช้สำหรับการควบคุมขนาดของโปรแกรม

     หมายเลข 7 แถบเลื่อนย่อขยายหน้าต่าง ใช้เลื่อนเพื่อย่อ-ขยายหน้าต่างโปรแกรม

การทำงานเบื้องต้นของของโปรแกรม Microsoft word

     1. การสร้างแฟ้มเอกสาร

           - ไปที่แฟ้ม (File) 

           - เลือกที่คำสั่งสร้างใหม่ (New) > เอกสารเปล่า

           - คลิกเลือกที่คำสั่งสร้าง (Create)

     2. การบันทึกเอกสาร (Save, Save as)